2017 startete der Zentrale Schreibdienst in Halle – damals mit sieben Mitarbeiterinnen. Die AMEOS Gruppe investierte in eine zentrale Diktatsoftware und digitale Diktiergeräte, darüber hinaus wurden einheitliche Diktatstandards in Zusammenarbeit mit Nutzer*innen entwickelt und ein einheitliches Layout des Arztbriefs definiert.

Das Team setzt sich einerseits aus Mitarbeitenden zusammen, die bereits in AMEOS Einrichtungen im Schreibdienst tätig waren und im Zuge der Bündelung in den zentralen Schreibdienst nach Halle gewechselt sind. Um das Schreibvolumen der AMEOS Gruppe bewältigen zu können, wurde für die Personalfindung ein Ausbildungsprogramm für medizinische Schreibkräfte initiiert. In einemachtmonatigen Intensivkurswurden die Ausbildungsteilnehmenden geschult und auf die Vorgaben und Richtlinien der AMEOS Gruppe spezialisiert. Denn auch wenn diese im Hintergrund durchgeführt wird, ist sie von grosser Notwendigkeit, um die Weiterversorgung unserer Patienten*innen zeitnah zu gewährleisten.

Heute bearbeiten die Mitarbeiter*innen die medizinische Dokumente aus neun Standorten: Halberstadt, Schönebeck, Aschersleben, Staßfurt, Bernburg, Haldensleben, Bremerhaven, Alfeld und zum Teil Oberhausen sowie seit Neuestem die Rehaeinrichtung in Bremen. „Wir schreiben OP-Berichte, Entlassungsbriefe, Gutachten aller Fachabteilungen“, berichtet Ramona Grützner, Leiterin des Schreibdienstes. Sie entlasten damit viele Sekretariate in den Einrichtungen, die diese Aufgabe in der Vergangenheit kaum bewältigen konnten. „Bei der Übernahme der Einrichtungen wurde eine Vielzahl von alten Diktaten, ein Grossteil noch analog auf Kassetten diktiert, aufgearbeitet“, berichtet Grützner.

„Die Aufgabe des Schreibdienstes ist ganz wichtig. Immerhin warten die Patient*innen und Zuweiser*innen auf die Briefe und Berichte. Deshalb darf das keine Aufgabe sein, die so nebenbei gemacht wird“, erklärt Stefanie Braeckel, stellvertretende Leiterin des Schreibdienstes, die gemeinsam mit Grützner von Beginn an dabei ist. Aus diesem Grund liegt der Fokus ganz klar auf dem Servicegedanken, um die Arbeit der Ärzt*innen zu unterstützen: Entlassungsbriefe und OP-Berichte werden binnen 24 Stunden nach Diktateingang geschrieben, bei Bedarf sogar innerhalb von vier Stunden. Das gibt allen Mitwirkenden Planungssicherheit – und die Nachbehandlung der Patient*innen gerät nicht ins Stocken. Der Schreibdienst ist montags bis freitags von 7–19 Uhr erreichbar: „Wir erledigen gern alles auf kurzem Dienstweg und sind deshalb bei Rückfragen telefonisch erreichbar. Es ist ein offenes und nettes Miteinander mit den Verantwortlichen in den Klinika“, freut sich Grützner.

Im Mai 2021 wurde der Schreibdienst vier Jahre alt. Es ist viel passiert in dieser Zeit. Ramona Grützner blickt gern zurück und freut sich auf die kommenden Herausforderungen: „Jeder neue Standort, den wir betreuen, birgt neue Herausforderungen, an denen wir wachsen. Angefangen bei unterschiedlichen KIS-Systemen, über neue medizinische Fachgebiete, bis hin zu Absprachen mit den Ärzt*innen vor Ort. Es ist immer viel zu tun.“

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Autorin: Dagmar Wawrzyczek, Zürich